Un sistema di inventario perpetuo (o continuo) è un meccanismo che le aziende utilizzano per fornire una misura in tempo reale dell'inventario disponibile durante tutto l'anno. Questo sistema aiuta con la gestione dell'inventario e consente alle aziende di tenere un conteggio aggiornato dei loro saldi di inventario in modo da poter soddisfare la domanda ma evitare un grave eccesso di offerta. Gli aggiornamenti vengono effettuati automaticamente ai sistemi di inventario perpetuo quando un prodotto viene ricevuto, venduto o restituito.
L'uso di sistemi di inventario perpetuo è diventato più diffuso negli ultimi anni poiché i punti vendita e altri sistemi computerizzati, inclusa la tecnologia dei codici a barre, sono diventati comuni. I principi contabili generalmente accettati consentono alle aziende di utilizzare sistemi periodici o permanenti per monitorare l'inventario.
A differenza dei sistemi di inventario periodico, che misurano l'inventario all'inizio e alla fine di un determinato periodo, i sistemi di inventario perpetuo registrano i saldi dell'inventario dopo ogni transazione e non si basano esclusivamente su dati trimestrali o annuali per calcolare il costo delle merci vendute (COGS). Con i sistemi perpetui, quando viene registrata una vendita, viene effettuata una voce per diminuire l'inventario e aumentare il COGS; pertanto, l'inventario finale e i conti COGS riflettono entrambi i saldi correnti in qualsiasi momento.
Sebbene i sistemi di inventario perpetuo richiedano più registrazioni rispetto ai sistemi di inventario periodico, in genere offrono dettagli più precisi e un maggiore controllo per la gestione aziendale. Con i sistemi di inventario perpetuo, ogni articolo di inventario viene registrato in un registro separato, che contiene informazioni su COGS, acquisti e inventario a portata di mano.
I manager di piccole imprese potrebbero dover valutare i costi dell'utilizzo di sistemi di inventario perpetui rispetto a quelli periodici. Man mano che crescono e diventano più informatizzati, possono passare a sistemi di inventario perpetui. Le aziende con più sedi utilizzano spesso un sistema di inventario perpetuo centralizzato, che include un registro di ciò che è stato venduto e da dove, quando ea quale prezzo. Le aziende che vendono servizi ma non prodotti, potrebbero non aver bisogno di un sistema di gestione dell'inventario; l'eccezione potrebbe essere quella della ristorazione o delle strutture ricettive.
Anche se un sistema di inventario perpetuo funziona bene, è prassi comune misurare l'accuratezza e convalidare i saldi utilizzando un conteggio fisico a intervalli regolari per aiutare a convalidare l'accuratezza e identificare potenziali difetti nel sistema di transazione. Il vantaggio di eseguire un conteggio periodico dell'inventario fisico è determinare la quantità di inventario che potrebbe essere stata accidentalmente errata, persa, rubata o danneggiata.