I servizi di contenuto aziendale sono l'evoluzione della gestione dei contenuti aziendali (ECM); il loro obiettivo è adattarsi alle mutevoli esigenze delle imprese e all'emergere di nuove tecnologie, come il cloud computing. L'ECM può essere considerato sia una missione che una tecnologia. La loro missione è fornire una piattaforma centralizzata per la gestione dei record (RM) e l'archiviazione e la distribuzione delle informazioni aziendali, oltre a supportare la conformità normativa e la gestione del rischio. La tecnologia per supportare questa missione ha continuato a crescere negli anni ed è diventata una piattaforma inflessibile ed enorme che non è in grado di adattare e soddisfare le esigenze e le aspettative degli utenti, rendendo così necessaria la trasformazione in servizi di contenuto.
In un rapporto di ricerca del 2017, la società di ricerca e consulenza Gartner ha segnato la fine dell'ECM, lasciando il posto a quelli che hanno chiamato servizi di contenuto aziendale. In una chiara risposta all'emergere del cloud computing, Gartner definisce i servizi di contenuti aziendali come un insieme di servizi e microservizi che possono operare sia come suite integrata che come applicazioni separate ma integrate.
In precedenza, Gartner ha monitorato il panorama dei fornitori ECM in un report Magic Quadrant. Ora pubblicano un Magic Quadrant for Content Services Platform, che continuano ad aggiornare.
Con ECM, le organizzazioni dovevano acquistare una vasta suite di funzionalità, anche se avevano bisogno solo di un piccolo sottoinsieme di esse. I servizi di contenuto aziendale, d'altra parte, forniscono un approccio personalizzabile all'acquisto e all'utilizzo di funzionalità isolate, a volte da più fornitori. I servizi di contenuto aziendale condividono archivi comuni tramite interfacce di programmi applicativi (API), supportando un'ampia gamma di tipi di contenuto e casi d'uso.
Oggi, le organizzazioni non fanno affidamento su un singolo repository, ma su una gamma crescente di essi, inclusi Dropbox, Box, Microsoft SharePoint e Google Drive. I servizi di contenuto aziendale forniscono microservizi basati su API per connettere questi repository alle applicazioni aziendali correlate. Supportano un framework adattabile che si integra facilmente con le nuove applicazioni e offre agli utenti la flessibilità di cui hanno bisogno.
Elementi di servizi di contenuto
Gartner definisce i servizi di contenuto come aventi tre elementi:
Piattaforme di servizi di contenuto rappresentano l'evoluzione delle inflessibili suite ECM. Le piattaforme di servizi di contenuto forniscono il proprio archivio di contenuti, ma si integrano anche con altri archivi tramite API. Le piattaforme di servizi di contenuto forniscono strumenti che supportano una serie fondamentale di casi d'uso comuni, come la gestione delle informazioni, il flusso di lavoro, il controllo della versione e l'analisi.
Applicazioni dei servizi di contenuto fornire casi d'uso più specifici del set principale fornito dalle piattaforme di servizi di contenuto. Gli esempi includono applicazioni su misura per i settori verticali, nonché la gestione dei contratti e la gestione delle fatture.
Componenti dei servizi di contenuto fornire funzionalità aggiuntive oltre alle applicazioni esistenti e ai set di funzionalità principali. Le caratteristiche di esempio includono l'acquisizione di documenti e la traduzione in lingua.
Piattaforme di servizi di contenuto e ECM
Nel definire il passaggio dalla gestione dei contenuti aziendali ai servizi di contenuti aziendali, Gartner ha sottolineato l'allontanamento da un repository centrale come punto focale della soluzione. La soluzione non riguarda più l'archiviazione del contenuto, ma il modo in cui il contenuto viene utilizzato dalle persone per collaborare e condividere, nonché creare processi aziendali per ottenere informazioni approfondite.
Esistono ulteriori differenze tra i servizi di contenuto e gli ECM, tra cui:
On-premise vs. cloud. La maggior parte degli ECM sono stati forniti come suite software in locale non flessibili. I servizi di contenuto, invece, utilizzano moderne tecnologie basate su cloud, inclusi i microservizi.
Incentrato sulle API. Sebbene gli ECM fornissero capacità di integrazione limitate e nessun supporto API, i servizi di contenuto sono basati su API, utilizzando un set comune di API REST per recuperare e accedere ai contenuti attraverso repository multivendor.
Interfaccia utente ed esperienza utente. Molti ECM sono stati progettati da 10 a 15 - o più - anni fa e utilizzano interfacce utente (UI) obsolete che creano esperienze utente scadenti (UX). I servizi di contenuto, d'altra parte, hanno interfacce moderne e intuitive che massimizzano la produttività per gli utenti finali e ottimizzano l'esperienza dell'utente.
Intelligenza artificiale (AI). A differenza degli ECM, i servizi di contenuto utilizzano l'intelligenza artificiale per eseguire la classificazione e il tagging automatizzati dei contenuti, utilizzando l'elaborazione del linguaggio naturale (PNL). L'analisi predittiva viene utilizzata anche per automatizzare i flussi di lavoro e i processi tradizionalmente gestiti manualmente.
Una spiegazione del confronto tra le piattaforme di gestione dei contenuti aziendali e le piattaforme di servizi di contenuti più recenti.
Vantaggi dei servizi di contenuto
I servizi di contenuto aziendale offrono i seguenti vantaggi:
Accesso comodo e facile ai contenuti. Con ECM, tutto il contenuto è stato centralizzato in un unico repository. Se gli utenti aziendali avevano bisogno di un documento o di un file, cercavano e accedevano a quel repository. I servizi di contenuto, d'altra parte, supportano un mondo interconnesso di repository. Utilizzando le API, il contenuto viene distribuito agli utenti ovunque si trovino, anziché costringere gli utenti a cercare il contenuto in un unico repository.
Flessibilità e scelta. I servizi di contenuto offrono agli utenti la possibilità di scegliere dove archiviare e accedere ai contenuti. La sua architettura basata su API offre la flessibilità di integrare sistemi e strumenti aggiuntivi di più fornitori. Se non è disponibile un'integrazione "out of the box", la piattaforma può essere facilmente sviluppata utilizzando l'API.
Risparmi. Gli ECM sono sistemi software ad alto costo e poco flessibili che richiedono un investimento hardware significativo. I servizi di contenuto, d'altra parte, vengono forniti utilizzando microservizi leggeri e nativi del cloud. Gli strumenti vengono forniti come servizio, senza alcun investimento hardware richiesto. Ulteriori risparmi sui costi possono essere riscontrati nella separazione delle funzionalità, poiché le organizzazioni possono acquistare solo le funzionalità di cui hanno bisogno.