Un sistema di inventario periodico è un meccanismo per misurare il livello di inventario e il costo delle merci vendute (COGS) utilizzando un conteggio fisico occasionale. I sistemi periodici utilizzano controlli periodici e casuali dell'inventario per aggiornare le informazioni di tracciamento dell'inventario. In genere, l'inventario a portata di mano conteggiato fisicamente viene confrontato con i dati di vendita e di entrata per identificare eventuali discrepanze.
I sistemi di inventario periodico erano più ampiamente utilizzati prima che i computer rendessero più efficiente la gestione dell'inventario in tempo reale. L'esecuzione di conteggi periodici che richiedono che ogni articolo in magazzino venga conteggiato a mano può richiedere molto tempo e essere noioso. Le aziende che utilizzano questo metodo spesso devono chiudere alcune o tutte le loro attività durante il conteggio.
Come funzionano i sistemi di inventario periodico
Nei sistemi di inventario periodico, gli acquisti di merci vengono registrati in un conto acquisti, un libro mastro che elenca tutti gli acquisti di inventario ei relativi costi. L'inventario e i conti COGS vengono aggiornati alla fine di un determinato periodo, che potrebbe essere una volta al mese, una volta al trimestre o una volta all'anno. COGS è una metrica contabile chiave che, se sottratta dalle entrate, mostra il margine lordo di un'azienda. Con il sistema di inventario periodico, COGS viene calcolato come segue:
Saldo iniziale dell'inventario + Costo degli acquisti dell'inventario - Costo della fine dell'inventario
Sistemi di inventario periodico vs perpetuo
I sistemi periodici non tracciano l'inventario quotidianamente, a differenza dei sistemi di inventario perpetuo, che registrano i saldi dell'inventario del negozio dopo ogni transazione attraverso i sistemi di inventario del punto vendita (PoS) e non si basano esclusivamente su dati trimestrali o annuali per calcolare il COGS. I principi contabili generalmente accettati consentono alle aziende di utilizzare sistemi periodici o permanenti per monitorare l'inventario.
I manager di aziende piccole o con risorse limitate potrebbero dover valutare i costi ei vantaggi dell'utilizzo di sistemi di inventario perpetui rispetto a quelli periodici. Per coprire tutte le basi, alcuni esperti raccomandano di eseguire regolarmente audit fisici con sistemi di inventario sia perpetui che periodici.