La ricerca aziendale è il recupero organizzato di dati strutturati e non strutturati all'interno di un'organizzazione. Se implementata correttamente, la ricerca aziendale crea un'interfaccia facilmente navigabile per l'inserimento, la categorizzazione e il recupero dei dati in modo sicuro, in conformità con le normative sulla sicurezza e sulla conservazione dei dati.
La qualità dei risultati della ricerca aziendale dipende dalla descrizione dei dati da parte dei metadati. Metadati efficaci per una presentazione, ad esempio, dovrebbero descrivere cosa contiene la presentazione, a chi è stata presentata e per cosa potrebbe essere utile. Dati i metadati corretti, un utente dovrebbe essere in grado di trovare la presentazione tramite la ricerca utilizzando parole chiave pertinenti.
Esistono diversi tipi di ricerca aziendale tra cui installazioni locali, versioni ospitate e appliance di ricerca, a volte denominate "ricerca in una casella". Ciascuno presenta vantaggi e svantaggi relativi. Le installazioni locali consentono la personalizzazione ma richiedono che un'organizzazione disponga delle risorse finanziarie o di personale per mantenere e aggiornare continuamente l'investimento. La ricerca ospitata esternalizza tali funzioni, ma richiede una notevole fiducia e dipendenza da un fornitore esterno. Le appliance di ricerca e la ricerca nel cloud, le opzioni meno costose, potrebbero non offrire alcuna personalizzazione.
Il software di ricerca aziendale si è sempre più rivolto a un approccio sfaccettato. La ricerca sfaccettata consente di ridurre tutti i dati in un sistema a una serie di menu a discesa, ciascuno dei quali restringe il numero totale di risultati, il che consente agli utenti di restringere la ricerca a criteri sempre più precisi. L'approccio sfaccettato migliora la ricerca per parole chiave a cui molti utenti potrebbero pensare (il modello Google) e il modello di navigazione strutturato (il primo modello Yahoo). Nel caso della ricerca per parola chiave, se l'utente finale non inserisce la parola chiave corretta o se i record non sono stati aggiunti in un modo che considera ciò che gli utenti finali potrebbero cercare, un ricercatore potrebbe avere difficoltà a trovare i dati. Allo stesso modo, in un modello di navigazione, a meno che le tassonomie create dai catalogatori delle informazioni di un'impresa non abbiano senso intuitivo per un utente finale, scovare i dati richiesti sarà una sfida.
La ricerca aziendale è complessa. Le questioni di sicurezza, conformità e classificazione dei dati possono generalmente essere affrontate solo da un esperto di recupero delle conoscenze addestrato. Questa complessità è ulteriormente complicata dalla complessità di un'azienda stessa, con il potenziale per più uffici, sistemi, tipi di contenuto, fusi orari, pool di dati e così via. Collegare tutti questi sistemi insieme in un modo che consenta il recupero di informazioni utili richiede un'attenta preparazione e previdenza.
I fornitori di prodotti di ricerca aziendale includono Oracle, SAP, IBM, Google e Microsoft.
Guarda anche: gestione dei contenuti aziendali (ECM), E-discovery, autoclassificazione