La gestione delle presentazioni è la creazione, la distribuzione, l'aggiornamento e la pubblicazione supervisionati di messaggi e immagini nelle presentazioni di un'intera azienda. La gestione delle presentazioni incoraggia strategicamente le organizzazioni a trattare tutte le presentazioni interne ed esterne come risorse di comunicazione.
Le aziende utilizzano le presentazioni ogni giorno per trasmettere informazioni. Nonostante il ruolo fondamentale svolto dalle presentazioni, molte organizzazioni trascurano i flussi di lavoro relativi alla creazione e alla distribuzione di queste risorse. In molte organizzazioni, le presentazioni PowerPoint possono essere trovate sparse in cartelle di rete, desktop laptop e vecchie catene di posta elettronica. Troppo spesso, quando è il momento di creare una nuova presentazione, un dipendente perde ore di tempo a cercare tra vecchi mazzi con diapositive obsolete, prima di mettere insieme una presentazione una tantum che contiene immagini fuori marchio e informazioni imprecise.
Il software di gestione delle presentazioni consente alle aziende di controllare il marchio e il messaggio in tutta l'azienda e incoraggiare le presentazioni interattive. Il software può garantire che solo le informazioni più aggiornate e pertinenti siano messe a disposizione dei relatori, in modo che le aziende non debbano preoccuparsi che le informazioni sbagliate diventino pubbliche e creino un rischio di conformità o problemi di pubbliche relazioni.
Un approccio strategico alla gestione delle presentazioni è estremamente vantaggioso per i settori altamente regolamentati, come quello farmaceutico e finanziario, perché allevia i problemi di conformità. La gestione delle presentazioni fornisce inoltre alle aziende informazioni dettagliate sui dati e business intelligence (BI) in modo che i direttori possano vedere quali risorse di comunicazione funzionano bene e correggere quelle che non lo sono.
I componenti di una suite software efficace per la gestione delle presentazioni a livello aziendale dovrebbero riguardare:
Una posizione gestita centralmente per le risorse di presentazione: Le diapositive di PowerPoint, i documenti di Word, i fogli di calcolo Excel, i PDF, le infografiche, i video, i loghi e qualsiasi altro contenuto creato per promuovere il marchio dell'azienda o vendere un servizio / prodotto devono essere archiviati in una posizione facilmente accessibile da chiunque ne ha bisogno. Alcune organizzazioni nominano un direttore della gestione delle presentazioni incaricato di raccogliere, mantenere e aggiornare il repository di diapositive centrale.
Autorizzazioni controllate: Politiche che garantiscono che i dipendenti giusti abbiano accesso alle informazioni giuste. Ciò è particolarmente critico nei settori regolamentati, come quello farmaceutico e finanziario. Gestione della presentazione, le autorizzazioni sono più di un semplice "accesso" perché determinano ciò che il destinatario può fare con la presentazione, indipendentemente dal fatto che includa download, modifiche, trasmissioni e condivisioni.
Messaggistica forzata: La messaggistica forzata garantisce che i dipendenti raccontino la storia completa e non scelgano le informazioni senza fornire il contesto appropriato. Questo aspetto della gestione delle presentazioni protegge anche le società regolamentate dal dimenticare le dichiarazioni di divulgazione.
Aggiornamenti a livello di organizzazione: Fornire automaticamente i fatti, le cifre e i contenuti dei messaggi del marchio più recenti ai dipendenti che ne hanno bisogno.