La gestione della posta elettronica è un approccio sistematico per massimizzare l'efficienza delle pratiche di posta elettronica e ridurre al minimo gli effetti negativi che la gestione della posta elettronica può avere sulla produttività e sulla soddisfazione lavorativa di un individuo.
Sul posto di lavoro, la gestione della posta elettronica in modo inefficace può far perdere una notevole quantità di tempo a un dipendente e può anche ostacolare altri dipendenti e avere un impatto negativo sull'organizzazione nel suo complesso. La gestione della posta elettronica può rappresentare oltre il 30% della giornata lavorativa di un dipendente, forse molto di più se i comportamenti di gestione non sono ottimizzati.
I suggerimenti per una gestione efficace della posta elettronica includono:
- Limitare il numero di volte in cui elaborate la posta in un giorno.
- Limitare la quantità di tempo che dedichi all'elaborazione della posta elettronica in una determinata sessione.
- Tieni aperto il tuo programma di posta elettronica solo mentre lo gestisci attivamente.
- Controllo della posta elettronica solo quando la elaborerai.
- Eliminazione immediata del maggior numero di messaggi possibile.
- Rispondere immediatamente ai messaggi a cui è possibile rispondere molto brevemente.
- Spostamento dei messaggi da trattare in seguito in una cartella separata.
- Rispondere solo alle e-mail che richiedono risposte.
- Limitare i destinatari al minor numero possibile di persone.
- Mantenere le risposte brevi.
- Eliminazione di tutti i messaggi che non vengono archiviati dopo un determinato periodo di tempo.
La gestione della posta elettronica è generalmente classificata come un'abilità difficile, qualcosa che può essere insegnato. Tuttavia, poiché ha un effetto così profondo sulla produttività dei dipendenti, la gestione della posta elettronica è anche considerata una componente di importanti competenze trasversali come la gestione del tempo, l'organizzazione e la comunicazione.
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