La gestione delle attività sociali (STM) è un approccio basato su software collaborativo in tempo reale alle attività aziendali che sono state tradizionalmente condotte attraverso processi asincroni come la condivisione di documenti e gli aggiornamenti di stato. Il software STM è disponibile come prodotto autonomo o come parte di una suite software aziendale più ampia.
La maggior parte dei prodotti di gestione delle attività sociali fornisce un'interfaccia del portale che organizza i membri del progetto attorno alle attività. Le tappe del progetto, le scadenze e altri dettagli associati alle attività sono coordinati e sincronizzati tra i sistemi degli utenti.
Alan Lepofsky, analista di Constellation Research, descrive i processi coinvolti in un tipico progetto senza collaborazione sociale: un manager pianifica le riunioni per assegnare compiti e controllare gli stati. I progressi vengono registrati in un piano di progetto o in un foglio di calcolo. Tale piano viene quindi condiviso tramite file o inviato tramite e-mail. Se qualcuno ha un suggerimento, viene inviato un altro messaggio di posta elettronica o istantaneo. Il piano viene aggiornato e nuovamente condiviso. Il processo si ripete fino al termine del progetto. Secondo Lepofsky, questo tipo di gestione dei progetti crea colli di bottiglia, tiene inavvertitamente o erroneamente le persone fuori dal giro, limita la collaborazione e può persino creare confusione quando un'e-mail viene estratta dal contesto.
Lepofsky elenca cinque vantaggi del software di gestione delle attività sociali:
- I flussi di attività mostrano tutto ciò che accade in un progetto.
- Le conversazioni sono contestualizzate con gli argomenti appropriati, consentendo alle persone di commentare il progetto complessivo o un elemento specifico, evitando confusione.
- I media possono essere integrati in attività e commenti. Ad esempio, qualcuno può allegare una presentazione a un'attività particolare.
- I dipendenti possono premere un pulsante Preferito o Mi piace, che può fungere da barometri.
- È possibile contrassegnare parole e frasi in modo che i dipendenti possano individuare l'elemento in un secondo momento.
I fornitori di prodotti per la gestione delle attività sociali includono Asana, AtTask, Do.com (parte di Salesforce.com), Producteev, Mindjet e TeamBox.