Inbox Zero è un approccio rigoroso alla gestione della posta elettronica volto a mantenere la casella di posta vuota - o quasi vuota - in ogni momento.
Inbox Zero è stato sviluppato dall'esperto di produttività Merlin Mann. Secondo Mann, lo zero non è un riferimento al numero di messaggi in una casella di posta; è "la quantità di tempo che il cervello di un dipendente rimane nella sua casella di posta". Il punto di Mann è che il tempo e l'attenzione sono limitati e quando una casella di posta viene confusa con un elenco di "cose da fare", la produttività ne risente.
Mann identifica cinque possibili azioni da intraprendere per ogni messaggio: delete, delegare, rispondere, differire e fare.
Ecco alcuni dei suggerimenti di Mann per una gestione efficace della posta elettronica:
- Non lasciare aperto il client di posta elettronica.
- Elaborare le email periodicamente durante il giorno, magari all'inizio di ogni ora.
- Prima elimina o archivia il maggior numero possibile di nuovi messaggi.
- Quindi inoltra ciò che può essere risolto meglio da qualcun altro.
- Rispondi immediatamente a qualsiasi nuovo messaggio a cui è possibile rispondere in due minuti o meno.
- Spostare i nuovi messaggi che richiedono più di due minuti per rispondere - e i messaggi a cui è possibile rispondere in seguito - in una cartella separata "richiede risposta".
- Metti da parte del tempo ogni giorno per rispondere alle e-mail nella cartella "richiede risposta" o elimina la posta in questa cartella per tutto il giorno.
Merlin Mann introduce l'approccio zero della posta in arrivo in un Google Tech Talk:
Vedi anche: fallimento di e-mail, rabbia e-mail, sistema di gestione delle risposte e-mail, munging