Il chargeback IT è una strategia contabile che applica i costi dei servizi IT, hardware o software all'unità aziendale in cui vengono utilizzati. Questo sistema è in contrasto con i tradizionali modelli di contabilità IT in cui un reparto centralizzato sostiene tutti i costi IT di un'organizzazione e tali costi sono trattati semplicemente come spese generali dell'azienda.
I sistemi di addebito IT sono talvolta chiamati "contabilità di responsabilità" perché questo tipo di contabilità dimostra quali dipartimenti o individui sono responsabili di spese significative. Tali sistemi hanno lo scopo di trasferire la responsabilità agli utenti e incoraggiarli a trattare i servizi IT come farebbero con qualsiasi altra utilità, il che a sua volta incoraggia un uso moderato.
I sistemi di reportistica che sfruttano lo storno di addebito IT possono aiutare gli amministratori a vedere chiaramente quali fattori determinano i costi e a stabilire un budget di conseguenza. Un tale sistema fornisce agli utenti finali una maggiore trasparenza in merito a quali decisioni aziendali generano spese e aiuta la direzione a identificare come ottenere una maggiore redditività. Anche il costo dei sistemi legacy, delle ridondanze o delle costose tecnologie proprietarie diventa chiaro, fornendo al personale IT una motivazione efficace per gli aggiornamenti che hanno lo scopo di migliorare l'utilizzo o ridurre il consumo di energia e il tempo di amministrazione.
Poiché lo storno di addebito dipende da una varietà di metriche IT per fornire un'equa distribuzione dei costi, è sempre necessario trovare un equilibrio tra la precisione del sistema e la difficoltà di raccogliere i dati necessari. I sistemi di addebito IT complessi possono dipendere dalla contabilizzazione dettagliata delle voci per ciascuna spesa relativa all'IT, inclusa l'unità aziendale che l'ha sostenuta e se si trattava di software, hardware o servizi. Poiché le spese di un singolo elemento pubblicitario a volte possono essere considerevoli e possono essere condivise da più unità aziendali (un acquisto mainframe, ad esempio), sono necessari anche i dati di utilizzo del reparto IT per suddividere questi costi in modo equo.
I semplici sistemi di chargeback IT sono poco più che allocazioni dirette dei costi IT sulla base di informazioni prontamente disponibili, come il conteggio degli utenti, il conteggio delle applicazioni o anche una stima soggettiva. Con un grado di complessità minore, un'organizzazione scambia parte dell'efficacia dello storno di addebito IT con un onere minore, in termini di tempo e denaro necessari per eseguire lo storno di addebito.
Questo cambiamento trasforma i sistemi IT interni in fornitori di servizi che possono essere gestiti indipendentemente dall'organizzazione in generale. Un sistema di addebito IT fornisce metriche utili che possono essere confrontate con i costi dell'outsourcing di tali servizi a terzi. Gli amministratori IT ei CIO, ad esempio, potrebbero confrontare l'efficacia dei reparti interni nel provisioning delle reti, nella fornitura della capacità di archiviazione, nel trasferimento dei dati di rete o nel mantenimento del tempo di attività dell'applicazione Web. Ci sono anche altri usi per il sistema. Un CIO potrebbe portare i risultati dello storno di addebito IT di un trimestre precedente a un CEO e utilizzare questi numeri per valutare se i ricavi creati sfruttando le opportunità di business giustifichino la spesa.
Nonostante tali vantaggi, tuttavia, alcuni CIO ritengono che le politiche interne associate all'implementazione e alla manutenzione dei sistemi di chargeback IT siano scoraggianti, soprattutto se combinate con i costi amministrativi e le sfide contabili sostanziali. Tuttavia, i sistemi di chargeback IT hanno suscitato un notevole interesse poiché i costi e l'utilizzo dell'energia sono aumentati vertiginosamente negli ultimi anni. La maggiore adozione di infrastrutture di cloud privato, software-as-a-service (SaaS) e architetture orientate ai servizi (SOA) on-demand in molte aziende potrebbe rendere la misurazione dell'utilizzo e l'allocazione dei costi più semplice che mai poiché i servizi IT sono trattati come un'utilità .