Un framework di gestione del progetto è un insieme di processi, attività e strumenti che forniscono guida e struttura per l'esecuzione di un progetto. Il framework aiuta le organizzazioni a mappare la progressione delle singole fasi del progetto, dall'inizio al completamento. Il framework include tutti gli aspetti del progetto, dalle risorse e dagli strumenti necessari a processi e attività specifici.
Le strutture di gestione del progetto in genere saranno organizzate in tre componenti principali: il ciclo di vita del progetto, il ciclo di controllo del progetto e strumenti e modelli. Il ciclo di vita del progetto fornisce una sequenza temporale con obiettivi e traguardi per cinque diverse fasi. Il ciclo di controllo del progetto fornisce funzioni per il monitoraggio e la gestione. Strumenti e modelli possono fornire alle organizzazioni framework già pronti che possono essere applicati alle implementazioni del progetto.
I framework di project management più diffusi includono Agile, Scrum, PRINCE2, Integrated Project Management (IPM), waterfall e Lean. Mentre alcuni framework sono stati progettati pensando alla gestione generale del progetto, altri sono nati per scopi specifici come lo sviluppo o la produzione di software, con un utilizzo che si è esteso ad altri tipi di progetto nel tempo.
Le 5 fasi del ciclo di controllo del progetto
Ciclo di vita del progetto, ciclo di controllo del progetto e strumenti e modelli
I quadri di gestione del progetto sono i seguenti:
- Il ciclo di vita del progetto si compone di cinque diverse fasi: avvio, pianificazione, esecuzione, gestione e revisione. Lo scopo del ciclo di vita del progetto è fornire una sequenza temporale con obiettivi e traguardi da raggiungere in ogni fase.
- Fase 1: iniziazione. Questa è la fase iniziale del progetto. Le attività di avvio includono brainstorming, ricerca, analisi di fattibilità e interviste alle parti interessate. L'obiettivo della fase di avvio dovrebbe essere quello di identificare quali componenti chiave sono necessari per mettere in atto il progetto.
- Fase 2: pianificazione. Qui, coloro che pianificano i progetti dovrebbero determinare chi sarà coinvolto in modo specifico nei progetti, quali team e pianificare le pietre miliari di progresso ei parametri di successo. L'analisi e la gestione dei rischi dovrebbero essere affrontate in dettaglio.
- Fase 3: esecuzione. Questa fase consiste nella produzione effettiva dei risultati finali e delle azioni specifiche richieste da ciascuno dei singoli membri del team per guidare il progresso del progetto.
- Fase 4: gestione. Questa fase si concentra sulla documentazione, il monitoraggio e la rendicontazione dei progressi del progetto ad ogni tappa. I punti chiave dovrebbero essere condivisi con le parti interessate.
- Fase 5: revisione. Ciò si verifica alla fine del progetto. Qui, i leader del progetto e i membri del team coinvolti guarderanno indietro e analizzeranno cosa è andato bene nel progetto, eventuali battute d'arresto / singhiozzo che si sono verificati e discuteranno come possono essere migliorati con tutte le parti interessate, i clienti ei partner di produzione pertinenti.
- Il ciclo di controllo del progetto prevede il monitoraggio attivo e la gestione del progetto. Le funzioni chiave di questo componente includono la gestione e la mitigazione dei rischi, il monitoraggio dei progressi tra i team e i membri del team e la comunicazione dello stato del progetto con le parti interessate esterne. Inoltre, vengono aperti canali di comunicazione tra diversi team e progetti. Il ciclo di controllo del progetto ha cinque delle sue fasi.
- Stage 1: Questa fase prevede la stesura del piano iniziale, per i team coinvolti nel progetto da seguire.
- Stage 2: Qui, l'attenzione si concentra sul monitoraggio dell'avanzamento del progetto tra i team coinvolti.
- Stage 3: In questa fase, i project manager dovrebbero valutare i progressi effettivi e confrontarli con i progressi pianificati per essere completati in quel momento.
- Stage 4: I project manager dovrebbero cercare di identificare se i progressi si sono discostati del tutto dal piano originale e analizzare le implicazioni in tal caso.
- Stage 5: Se necessario, dovrebbero essere intraprese azioni correttive per riportare il progetto nella giusta direzione.
- Strumenti e modelli offrire strutture già pronte alle organizzazioni che desiderano implementare quadri di gestione del progetto. Sono disponibili molti strumenti e modelli, molti dei quali hanno raggiunto un uso diffuso.
Framework comuni per la gestione dei progetti
Quando si tratta di scegliere un framework di gestione del progetto, i project manager hanno varie opzioni. Mentre alcuni framework sono stati originati per scopi generali di gestione dei progetti, altri sono stati progettati per casi d'uso specifici, come nello sviluppo di software, nella struttura di governance IT o nel miglioramento dei processi aziendali. Alcuni framework sono stati progettati per casi d'uso specifici, ma da allora sono stati utilizzati con una più ampia varietà di tipi di progetto.
Gestione del progetto tradizionale. Un framework che attinge dalla guida del Project Management Body of Knowledge (PMBOK). PMBOK è progettato attorno a tre fasi di un progetto: input, strumenti e tecniche e output.
Agile. Questo quadro, che si basa su brevi cicli di consegna, viene spesso utilizzato per progetti in cui la velocità e la flessibilità sono prioritarie.
Magra. Questo quadro si concentra sulla riduzione degli sprechi inutili di risorse e sull'ottimizzazione dei processi per l'efficienza. Proviene dai processi di produzione di Toyota.
Critical chain project management (CCPM). Questo quadro di gestione del progetto è più incentrato sull'uso e l'allocazione di risorse specifiche, invece di enfatizzare le tempistiche.
Metodo del percorso critico (CPM). Una tecnica passo passo, utilizzata per la pianificazione del processo. Cerca di ridurre i colli di bottiglia e le tempistiche, definendo quali attività sono critiche e quali no.
Metodologia della catena di eventi (ECM). Questo framework si concentra sulla gestione degli eventi - e delle catene di eventi - che influenzano i programmi dei progetti, tenendo conto delle variabili e delle incertezze.
Progressi del progetto. Un framework WBS (work breakdown structure) costruito attorno agli standard del Project Management Institute (PMI) che viene offerto solo attraverso l'adesione al PMI.
Metodo del progetto integrato (IPM). Una modalità adattiva e incrementale di consegna del progetto. Il framework IPM divide le sue principali aree di interesse in sei aree:
- Processi e funzioni di gestione
- Deliverable di gestione
- Metrica
- Ruoli e responsabilità
- Revisioni e firme
- tecniche
PRINCE2. Comporta un alto grado di pianificazione in fase iniziale. Proveniente dal governo del Regno Unito, dove è ancora utilizzato, questo framework di gestione dei progetti combina molte pratiche collaudate provenienti da una varietà di background e settori. Viene comunemente impiegato per progetti IT.
Metodologia a cascata. Di natura sequenziale, dove il lavoro scorre tra fasi definite e postazioni di lavoro. Nel modello Waterfall, il lavoro passa alla fase successiva solo dopo il completamento della fase precedente; il flusso di lavoro nella direzione opposta è generalmente scoraggiato.
Habitat. Una variante del framework Agile progettato da Dave Snowden presso IBM per aiutare i project manager a utilizzare causa ed effetto per classificare la situazione che sta guidando un nuovo progetto e quindi utilizzare la classificazione per decidere la risposta più appropriata.
Mischia. Un framework Agile tipicamente utilizzato per progetti complessi. Scrum pone l'accento sulla trasparenza, l'ispezione e l'adattamento. Scrum incoraggia il progresso iterativo, la responsabilità e il lavoro di squadra. Il lavoro è suddiviso in brevi "sprint".
Programmazione estrema (XP). Un'altra variante Agile. Questo framework enfatizza un approccio incrementale e iterativo allo sviluppo del prodotto con cicli di test e revisione continui. La programmazione estrema si concentra principalmente sui risultati aziendali.
Sviluppo basato sulle funzionalità (FDD). Un framework di sviluppo software che utilizza iterazioni più brevi e rilasci più frequenti per i progetti. Questo framework incoraggia un approccio allo sviluppo incentrato sul cliente.
Metodo di sviluppo di sistemi dinamici (DSDM). Un altro framework di consegna Agile. DSDM determina tempi fissi, qualità e fattori di costo all'inizio del progetto, quindi dà la priorità a ciò che il progetto deve avere, dovrebbe avere, potrebbe avere e non avrà.
Sviluppo di software adattivo (ASD). Questo framework di sviluppo software abbraccia come norma l'adattamento continuo ai processi di lavoro.
Processo unificato razionale (RUP). Questo quadro divide lo sviluppo in quattro fasi: inizio, elaborazione, costruzione e transizione. Ciascuna di queste fasi prevede il proprio ciclo di modellazione, analisi, progettazione, implementazione, test e distribuzione. RUP prende il nome da una divisione di IBM chiamata Rational, da cui ha avuto origine questo framework.
Six Sigma. Un framework basato sui dati che si basa sulla misurazione e analisi sistematica della qualità, per portare il numero di difetti nel progetto il più vicino possibile allo zero.
Gestione dell'esperienza del cliente (CEM). Un framework che adotta un approccio "outside-in" ai processi di progetto, che sono progettati intorno a specifici risultati di successo del cliente.
Biblioteca dell'infrastruttura informatica (ITIL). Un framework che aiuta a coordinare le funzioni IT a supporto del business. Aiuta a identificare, pianificare, fornire e supportare i servizi IT.
COBIT PO10.2 (Obiettivi di controllo per l'informazione e la tecnologia correlata). Un framework che include vari componenti: un piano generale generale, un piano di assegnazione delle risorse, risultati finali definiti, approvazione dell'utente, consegna multifase, un piano di test e un processo di revisione per la fase di post-implementazione.
Quadro comune (COBIT + ISO17799 / 27001 + ITIL). Un framework che combina ITIL e COBIT con ISO / IEC 27001 (il codice di best practice per la sicurezza delle informazioni dell'Organizzazione internazionale per la standardizzazione).
Kaizen. Si tratta di un approccio che si concentra sul miglioramento continuo dei processi aziendali. La premessa di Kaizen è che piccoli cambiamenti continui producono vantaggi sostanziali.
Best practice del framework di gestione dei progetti
Quando si implementa un framework di gestione del progetto, è molto importante mantenere metodi di comunicazione controllati. L'implementazione di successo di un framework di gestione dei progetti richiede un coordinamento tra team di attività e sforzi su più canali di comunicazione. Senza di loro, la struttura, insieme all'intero progetto, tende a collassare.
Le organizzazioni possono trarre vantaggio dalla creazione e dall'utilizzo di modelli in tipi di progetti simili. Poiché i framework di gestione dei progetti sono flessibili, possono anche essere utilizzati per supportare una varietà di diversi tipi di progetto e possono anche essere personalizzati o adattati per adattarsi meglio alle strutture e ai flussi di progetto specifici di un'organizzazione. Ciò può creare un processo globale più efficiente per l'implementazione di questi progetti.
Un'altra best practice per l'implementazione dei framework di gestione dei progetti consiste nel creare un archivio centrale per archiviare e accedere a tutte le note, documenti, comunicazioni e commenti rilevanti di un progetto. Questo può essere utile per la fase di revisione, per diagnosticare punti di miglioramento che possono essere migliorati per progetti futuri.
In generale, i framework di gestione dei progetti sono semplici, flessibili e in qualche modo difficili da fallire. Pertanto, le migliori pratiche tendono a concentrarsi su aree in cui le organizzazioni possono ottimizzare ulteriormente l'efficienza.
Framework di gestione del progetto vs. metodologie
Quando si parla di gestione del progetto, i termini "framework" e "metodologia" sono spesso usati in modo intercambiabile, creando confusione sulle differenze tra i termini. Tuttavia, quadri e metodologie presentano differenze.
Una metodologia di gestione del progetto è meno flessibile di un framework. È un insieme di pratiche, passaggi e regole definiti, per casi d'uso specifici. Le metodologie sono intrinsecamente più prescrittive. Le metodologie sono passaggi molto specifici che devono essere seguiti rigorosamente.
I quadri, d'altra parte, forniscono struttura e guida, consentendo anche una maggiore libertà. Sono flessibili per natura e dovrebbero essere usati come linee guida più flessibili. Le regole possono essere modificate, adottate o abbandonate secondo necessità.
Sebbene i framework di gestione dei progetti differiscano dalle metodologie, i due termini sono spesso usati in modo intercambiabile. Pertanto, esistono molti veri framework che includono "metodologia" nei nomi.