La gestione della terminologia è la raccolta sistematizzata di concetti e termini con lo scopo di unificare e standardizzare la documentazione tecnica. Può essere eseguito in una varietà di formati, inclusi database elettronici o glossari di file.
Il processo di gestione della terminologia si svolge tipicamente in tre fasi. La prima fase, nota come estrazione della terminologia, è la raccolta di termini specializzati, pertinenti e utilizzati di frequente nei documenti di un'organizzazione. In secondo luogo, l'elenco dei termini raccolti viene verificato per l'idoneità e ampliato, aggiungendo informazioni semantiche come definizione, informazioni grammaticali ed esempi di utilizzo. Infine, una volta approvato, l'organizzazione deve aggiornare tutti i materiali per riflettere accuratamente la terminologia, nonché mantenere ed espandere il glossario stesso.
Questo tipo di pianificazione linguistica crea una terminologia e una voce coerenti, riducendo al minimo l'ambiguità, in tutti i componenti scritti di un'organizzazione come le pagine del sito Web, i materiali di marketing, le descrizioni dei prodotti e i manuali tecnici. È possibile organizzare la terminologia in modo indipendente o acquistando un software di gestione della terminologia.
La gestione della terminologia è importante quando più team o dipendenti stanno lavorando allo stesso progetto con uno standard di qualità specifico. Ciò è particolarmente essenziale quando non tutte le persone coinvolte sono ben informate o sono uno specialista nel campo della materia e hanno bisogno di una risorsa per semplificare il linguaggio. I team che potrebbero trarre vantaggio da un termbase standardizzato sono la gestione del progetto, il marketing, la redazione, le vendite o i dipendenti coinvolti nella traduzione dei materiali.
Vantaggi della gestione della terminologia
- Riduce al minimo il ritardo nella modifica dei progetti.
- Riduce i problemi di comunicazione interni ed esterni.
- Aumenta la leggibilità per l'utente finale o il lettore.
- Riduce le incongruenze nella documentazione.
- Semplifica l'aggiornamento, la sostituzione, la ricerca o l'accesso alle informazioni sui termini in un'intera organizzazione.
- Rafforza un'immagine aziendale professionale e competenze nel settore.