I metadati del documento sono informazioni allegate a un file di testo che potrebbero non essere visibili sul lato anteriore del documento; i documenti possono anche contenere elementi di supporto come immagini grafiche, fotografie, tabelle e grafici, ognuno dei quali può avere i propri metadati.
i metadati riassumono le informazioni di base sui dati, che possono rendere più facile la ricerca e il lavoro con particolari istanze di dati. La possibilità di filtrare i metadati rende molto più facile per qualcuno individuare un documento specifico o un altro asset di dati in una varietà di modi diversi.
I metadati del documento in Microsoft Word, ad esempio, includono la dimensione del file, la data di creazione del documento, i nomi dell'autore e del modificatore più recente, le date di eventuali modifiche e il tempo di modifica totale. È possibile aggiungere ulteriori metadati, inclusi titolo, tag e commenti.
Le funzionalità di modifica come l'opzione "Tieni traccia delle modifiche" in Word generano anche metadati come il testo che è stato eliminato e commenti tra autori ed editori. Poiché tale contenuto può contenere informazioni riservate, è importante essere a conoscenza delle misure di sicurezza dei metadati e adottare le misure appropriate per proteggere le risorse di dati aziendali da accessi non autorizzati. La sanificazione dei documenti, ad esempio, è il processo per garantire che sia possibile accedere solo alle informazioni desiderate da un file di testo.
Vedi anche: gestione dei metadati