Un funzionario di collegamento è un dipendente responsabile di stabilire un rapporto di lavoro positivo tra due o più persone, organizzazioni o agenzie, in genere con l'obiettivo di risolvere un problema o una preoccupazione reciproca. Un funzionario di collegamento dovrebbe capire come lavorano entrambe le società per aiutarle a raggiungere un approccio vantaggioso per entrambe le parti. La maggior parte degli ufficiali di collegamento sono impiegati da agenzie di pubblica sicurezza - come polizia e vigili del fuoco - ma possono lavorare sia nel settore pubblico che in quello privato.
Il ruolo si trova spesso all'interno del team di pubbliche relazioni (PR) di un'organizzazione. Gli ufficiali di collegamento semplificano le operazioni e gestiscono le comunicazioni pubbliche, la risposta agli incidenti e la risoluzione dei conflitti. Agiscono come esperti tecnici o in materia per la persona, agenzia o organizzazione che rappresentano. Per la gestione degli incidenti e dei disastri, gli ufficiali di collegamento fungono da contatto principale per le persone che rispondono all'evento. Sono anche le persone principali che comunicano informazioni su questi eventi per scopi promozionali o di percezione del marchio.
Gli ufficiali di collegamento inoltre interagiscono frequentemente con il sistema giudiziario, fungendo da collegamento tra il sistema legale e le agenzie pubbliche o private. Le scuole possono anche impiegare ufficiali di collegamento per facilitare un collegamento produttivo tra la polizia e gli studenti. Nella tecnologia dell'informazione (IT), gli ufficiali di collegamento vengono utilizzati per colmare il divario tra le aspettative degli utenti e ciò che fornisce l'IT.
Responsabilità dell'ufficiale di collegamento
Facilitare la collaborazione di diverse organizzazioni, agenzie o persone per raggiungere un obiettivo comune è la responsabilità primaria dell'ufficiale di collegamento. Altri compiti dell'ufficiale di collegamento includono:
- Agire come punto di contatto per tutto il personale dell'agenzia o dell'organizzazione.
- Identificare, affrontare e risolvere i problemi che si verificano tra l'organizzazione e altre entità.
- Raccolta e analisi dei dati che possono essere utilizzati per identificare opportunità di miglioramento per le relazioni tra l'organizzazione e le altre entità interagenti.
- Risposta rapida ed efficace a tutti gli eventi e problemi identificati.
- Monitoraggio, coordinamento e comunicazione degli obiettivi organizzativi.
- Mantenere una reputazione positiva per l'organizzazione.
- Facilitare gli incontri e la collaborazione tra persone, agenzie e organizzazioni.
- Lavorare con altri dipendenti per identificare i problemi che sorgono e acquisire una maggiore comprensione dell'organizzazione.
- Costruire e mantenere relazioni con entità esterne, come il pubblico e le parti interessate.
- Mantenere elenchi delle agenzie e del personale che rappresentano diverse persone, agenzie e organizzazioni.
- Organizzazione di rapporti su incidenti ed eventi specifici o aggiornamenti su importanti questioni aziendali.
- Eseguire post mortem ogni volta che un incidente è completo.
Oltre a questi vari compiti, l'ufficiale di collegamento è spesso anche responsabile del coordinamento degli aggiornamenti durante un evento. Ciò può includere la fornitura di aggiornamenti sui social media e servizi di chiamata telefonica per i membri della comunità.
Diversi tipi di ufficiali di collegamento
Gli ufficiali di collegamento vengono utilizzati in una varietà di settori per facilitare la comunicazione tra un'organizzazione e le persone, le agenzie o altre organizzazioni con cui interagisce.
Ad esempio, un ufficiale di collegamento scolastico è responsabile della negoziazione della risoluzione dei conflitti tra il sovrintendente, il consiglio di istruzione e la comunità di insegnanti, genitori e studenti.
In campo militare, gli ufficiali di collegamento possono fungere da rappresentante personale dell'ufficiale in comando. Il loro ruolo include la comunicazione con le forze alleate e il collegamento del comandante ad altre persone importanti, come altri comandanti e ufficiali di stato maggiore.
All'interno dei settori della sicurezza aziendale e delle informazioni (infosec), i compiti degli ufficiali di collegamento includono il coordinamento delle risposte multi-agenzia a incidenti quali hack, attacchi e violazioni.
Un funzionario di collegamento multiculturale (MLO) lavora specificamente come specialista dei servizi umani. Questo ruolo include il collegamento di agenzie di servizio pubblico a individui di diversi gruppi culturali che utilizzano i servizi. Ad esempio, un MLO può essere assunto da una scuola o un ospedale per aiutare studenti o pazienti immigrati a integrare e comprendere i sistemi.
Uno degli obiettivi principali degli MLO è identificare le esigenze di individui e famiglie provenienti da contesti culturali diversi e far corrispondere tali esigenze alle risorse e ai programmi di supporto forniti dall'organizzazione dell'MLO. Gli MLO si trovano spesso in:
- Organizzazioni senza scopo di lucro e gruppi di comunità
- Ospedali e organizzazioni sanitarie
- Consulenze di servizi per immigrati e multiculturali
- Università e università
- Scuole elementari e secondarie
- Dipartimenti governativi a livello municipale, statale e federale
- Imprese pubbliche e private
- Polizia e vigili del fuoco
Inoltre, un MLO governativo lavora con ambasciate straniere, aiutando a superare le barriere linguistiche e le differenze culturali e costruire solide relazioni tra paesi e agenzie.
Ufficiali di collegamento in tecnologia
All'interno del settore tecnologico, la responsabilità principale dell'ufficiale di collegamento, spesso chiamato collegamento tecnologico o collegamento IT aziendale, è collegare la comunità aziendale con il reparto IT e garantire che i servizi forniti dall'IT siano in linea con le esigenze e gli obiettivi aziendali. Ciò include la riduzione del divario tra ciò che i clienti si aspettano dall'IT e i servizi che l'IT può realisticamente fornire.
Un collegamento tecnico può rappresentare l'intero luogo di lavoro, una singola divisione, dipartimento o unità aziendale o un gruppo di dipartimenti. Il collegamento tecnico è responsabile del mantenimento e della comunicazione delle esigenze dell'IT alla comunità aziendale, assicurando che i clienti non tecnici comprendano i diversi vincoli tecnologici e sappiano cosa aspettarsi una volta implementato un nuovo software o hardware.
I rapporti tecnici lavorano a stretto contatto con il reparto IT e la comunità aziendale, o con le persone che gestiscono le aziende, per mantenere relazioni positive e canali di comunicazione aperti. Lavorando con la comunità imprenditoriale, e talvolta incorporata, i contatti tecnologici possono arrivare a capire come vengono eseguite le operazioni aziendali. Questa consapevolezza consente ai contatti di identificare potenziali aree di miglioramento e definire i requisiti tecnici necessari per aiutare i team IT a progettare hardware e software efficaci.
Lavorare a stretto contatto con i reparti IT consente ai rapporti tecnici di mantenere una conoscenza aggiornata delle problematiche tecnologiche, inclusa la necessità di apparecchiature, servizi di infrastruttura o applicazioni nuove o aggiuntive. I contatti possono prendere queste preoccupazioni e tradurle in informazioni che abbiano senso per la comunità imprenditoriale.
La posizione di collegamento tecnico potrebbe non essere un ruolo permanente a tempo pieno. In alcune organizzazioni, il collegamento assume responsabilità aggiuntive quando necessario, pur continuando a svolgere il proprio lavoro esistente all'interno di una diversa funzione aziendale o IT. Le organizzazioni spesso investono in un funzionario di collegamento per migliorare la comunicazione e la collaborazione tra il reparto IT e la comunità aziendale, ma anche per garantire che tutti i reparti siano allineati e soddisfino gli obiettivi organizzativi.
Qualifiche e competenze dell'ufficiale di collegamento
Le abilità dell'ufficiale di collegamento includono:
- Forti capacità di comunicazione e negoziazione.
- La capacità di gestire la comunicazione tra individui con diversi livelli di formazione e conoscenza.
- Forti capacità di leadership
- La capacità di risolvere controversie e disaccordi.
- La capacità di rimanere calmi e obiettivi in tutte le situazioni.
A un ufficiale di collegamento che lavora con la polizia oi vigili del fuoco può essere richiesto di completare i requisiti minimi di formazione di un agente di polizia o di un vigile del fuoco.
In generale, gli ufficiali di collegamento dovrebbero aver conseguito almeno una laurea, in genere con una specializzazione in affari. Altre potenziali aree di laurea includono scienze politiche, gestione, giustizia penale e relazioni internazionali.
Sfide comuni per gli ufficiali di collegamento
Le abilità linguistiche e comunicative sono fondamentali per il lavoro dell'ufficiale di collegamento. Sfortunatamente, la maggior parte delle sfide affrontate dagli ufficiali di collegamento riguardano la comunicazione.
Ad esempio, gli ufficiali di collegamento potrebbero trovarsi a mancare di una formazione efficace quando vengono trasferiti all'estero e non riuscire a comunicare con successo nella lingua locale.
Inoltre, gli ufficiali di collegamento devono rimanere imparziali e calmi, indipendentemente dalla situazione. Può essere difficile mantenere queste qualità in scenari ad alto rischio o durante eventi che coinvolgono un interesse personale.
Infine, può essere difficile per le organizzazioni e le comunità imprenditoriali fare affidamento su una persona come punto di contatto. È difficile per l'ufficiale di collegamento soddisfare le esigenze di entrambe le parti in ogni momento. Ciò diventa ancora più impegnativo con la pressione aggiuntiva di mantenere e soddisfare le aspettative della comunità, allineando anche le mutevoli priorità di un'organizzazione e i loro obiettivi di marketing.