Un motore di prenotazione è un'applicazione SaaS (Software as a Service) utilizzata dalle strutture ricettive per offrire agli ospiti l'opportunità di prenotare una struttura online. Nella programmazione di computer, un motore è un programma che esegue una funzione fondamentale o essenziale per altri programmi. I motori di prenotazione hanno due lati: il lato posteriore e il lato rivolto al cliente. Il back-end viene utilizzato dalle aziende per impostare, gestire e rivedere le prenotazioni e il lato rivolto al cliente consente agli ospiti di prenotare autonomamente le camere.
Un motore di prenotazione può raccogliere informazioni sulla carta di credito e collaborare con un servizio di commercianti online o un gateway di pagamento per elaborare depositi e pagamenti. Il software può anche elaborare automaticamente tutte le prenotazioni online, inserirle nel sistema e nel calendario dell'azienda e archiviare in modo sicuro i dati dei clienti, nonché fornire agli ospiti aggiornamenti in tempo reale sulla disponibilità e sulle tariffe di noleggio.
La maggior parte degli ospiti considera la prenotazione online una soluzione comoda e più semplice poiché può creare la propria prenotazione ogni volta che lo desidera invece di aspettare per parlare con qualcuno al telefono. Pertanto, le aziende che utilizzano i motori di prenotazione beneficiano principalmente della creazione di un sistema che consente agli ospiti di accedere facilmente ai processi di prenotazione e pagamento senza l'assistenza del personale dell'hotel o degli agenti di viaggio. Di conseguenza, le entrate lorde cresceranno con l'aumento delle prenotazioni dirette.
Come funziona un motore di prenotazione?
Ci sono cinque passaggi principali coinvolti nell'implementazione di un motore di prenotazione. Sono:
- Inserisci informazioni sull'attività commerciale come descrizioni delle camere, tariffe, foto e inventario.
- Gli ospiti interagiscono con il software.
- La disponibilità delle proprietà è continuamente aggiornata su tutti i canali.
- Vengono inviate e-mail automatiche per confermare la prenotazione e salutare gli ospiti prima del loro arrivo.
- Le richieste di revisione e i codici promozionali vengono distribuiti ai clienti.
Molti motori di prenotazione sono app web che esistono interamente sul sito web dell'azienda; i clienti non sono tenuti a installare alcun programma per completare una prenotazione online. Quando un cliente accede al sito Web dell'azienda, gli verrà chiesto di scegliere il servizio che desidera prenotare. Facendo clic su un'opzione, l'ospite verrà indirizzato alla pagina di prenotazione dove potrà pagare il servizio tramite un gateway di pagamento sicuro. Il processo di prenotazione è completato quando il pagamento dell'ospite viene trasferito all'azienda ospitante.
Funzionalità del motore di prenotazione
Vari fornitori di software offrono motori di prenotazione alle aziende dell'ospitalità - tra cui Zaui Software, roomMaster, Easy Innkeeping e Little Hotelier - e ogni motore possiede caratteristiche diverse. Questa varietà contribuisce a rendere un servizio più adatto a un tipo di attività, come un piccolo hotel indipendente, e un altro servizio più adatto a un altro tipo di attività, come una catena di hotel più grande.
Alcune delle funzionalità più comunemente offerte includono:
- Un'interfaccia utente (UI) di facile comprensione e utilizzo;
- una galleria di immagini;
- un'opzione di ricerca;
- la possibilità di personalizzare e modificare il motore di prenotazione;
- gateway di pagamento integrati e sicuri;
- un sistema di revisione;
- semplice gestione e monitoraggio delle camere;
- la capacità di supportare diverse lingue e valute;
- adattabilità ai dispositivi mobili; e
- capacità di prenotazione offline.
Vantaggi dei motori di prenotazione
I motori di prenotazione sono progettati per facilitare i processi di prenotazione sia per le aziende che per i loro ospiti. I vantaggi specifici includono:
La possibilità di aumentare le prenotazioni - È più probabile che gli ospiti prenotino tramite un sito con un motore di prenotazione integrato. Il software offre flessibilità che consente agli ospiti di effettuare prenotazioni ogni volta che lo desiderano invece di aspettare per parlare con un membro del personale al telefono. Inoltre, avere un motore di prenotazione sul sito Web consente agli ospiti di fare clic e prenotare facilmente senza essere distratti da altre offerte o offerte.
Controllo dell'esperienza del cliente durante l'intero viaggio - L'esperienza del cliente (CX) inizia non appena accede al sito Web dell'azienda. La loro unica interazione con l'azienda prima del soggiorno avviene attraverso il contenuto scelto appositamente per il sito web. Pertanto, le aziende possono utilizzare i motori di prenotazione per migliorare il proprio marchio e migliorare le relazioni con i clienti garantendo che il loro processo di prenotazione sia un'esperienza positiva.
Le aziende pagano meno per le commissioni - Le prenotazioni effettuate direttamente tramite il sito Web dell'azienda costeranno una commissione inferiore rispetto a quelle effettuate tramite un'agenzia di viaggi online (OTA) - come Expedia, TripAdvisor, Trivago e il gruppo Priceline - aumentando così le entrate lorde.
Diminuzione della dipendenza dalle agenzie di viaggio online - Le OTA possono aiutare le aziende diffondendo il nome dell'azienda, aumentando la presenza dell'azienda nei risultati di ricerca e fornendo agli ospiti un sito Web affidabile con cui prenotare. Tuttavia, se tutte le prenotazioni vengono effettuate tramite OTA, le aziende potrebbero registrare una notevole diminuzione delle entrate. Come accennato in precedenza, le prenotazioni effettuate direttamente tramite il sito Web dell'azienda avranno un costo di commissione inferiore rispetto a quelle effettuate tramite OTA. Pertanto, i motori di prenotazione incorporati aiutano a preservare le fonti di reddito dell'azienda fornendo un'alternativa alle OTA e mantenendo il processo di prenotazione sul sito Web dell'azienda.
Gli ospiti possono pagare nella propria lingua e valuta - Molti motori di prenotazione hanno la capacità di lavorare con più lingue e valute. Ciò fornisce una maggiore usabilità e comfort di livello agli ospiti e genera elevate aspettative dell'azienda sin dalla prima interazione.
Libertà di offrire diverse promozioni - Incorporare i motori di prenotazione nel sito Web consente a un'azienda di offrire facilmente e rapidamente offerte e sconti dell'ultimo minuto. Queste promozioni possono essere utilizzate per promuovere la fedeltà al marchio e aumentare le possibilità che gli ospiti abbiano esperienze positive e lascino recensioni lusinghiere.
Altri vantaggi includono:
- Il personale trascorre meno tempo al telefono e più tempo ad assistere gli ospiti attuali di persona.
- I motori di prenotazione possono ridurre il numero di ospiti che non si presentano per la prenotazione.
- La prenotazione online facilita pagamenti più rapidi.
- I dati raccolti dai motori di prenotazione e da altri software di prenotazione possono fornire informazioni preziose sui processi aziendali.
Sicurezza del motore di prenotazione
La condivisione di informazioni finanziarie online può essere rischiosa; l'utilizzo di motori di prenotazione non fa eccezione. Pertanto, è importante confermare che un sistema di prenotazione è sicuro prima di utilizzarlo. I motori di prenotazione sicuri proteggeranno i dati degli utenti da intercettazioni, mascheramento, corruzione e attacchi denial-of-service utilizzando una combinazione di funzione hash e crittografia a chiave pubblica e privata. Offrire un motore di prenotazione sicuro fornirà immediatamente a un'azienda credibilità e affidabilità, nonché protezione della sua reputazione.
Per garantire la protezione completa dei dati dei clienti e delle informazioni di pagamento, un motore di prenotazione deve mantenere la conformità allo standard PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard). La conformità PCI DSS richiede che:
- Viene mantenuta una politica di sicurezza che affronta la sicurezza dell'azienda e del sistema.
- Le informazioni sulla carta di credito sono disponibili solo in caso di necessità.
- Si conferma che il sito Web è adeguatamente protetto.
- L'esclusività è impostata e le pagine riservate ai membri vengono nascoste al pubblico.
- Ai gestori vengono forniti account amministrativi all'interno del motore di prenotazione.
- L'attività e la sicurezza vengono registrate correttamente nel motore di prenotazione.
- Le informazioni sensibili sui titolari di carta sono protette tramite crittografia.
- I sistemi vengono regolarmente testati per garantire la conformità.
- Il software antivirus è aggiornato su tutti i sistemi.
Le scansioni PCI DSS di routine confermano che un motore di prenotazione soddisfa i requisiti minimi di conformità verificando le vulnerabilità e le falle di sicurezza comuni nella configurazione del server. Se un'azienda produce meno di 6 milioni di transazioni all'anno, sia la scansione che il report possono essere eseguiti e prodotti tramite un fornitore di servizi online. Tuttavia, se un'azienda produce più di 6 milioni di vendite all'anno, avrà bisogno di un Qualified Security Assessor (QSA) per eseguire audit in loco sia delle strutture dell'azienda che dell'ambiente di hosting del server.
Il futuro dei motori di prenotazione
Poiché i motori di prenotazione continuano a svilupparsi, ci si aspetta che si concentrino maggiormente sulla fornitura esattamente di ciò che il cliente desidera su qualsiasi dispositivo scelga di utilizzare, come uno smartphone, un tablet o un laptop.
Data mining, machine learning, intelligenza artificiale e deep learning miglioreranno notevolmente le capacità dei motori di prenotazione e consentiranno una maggiore personalizzazione dei servizi. L'apprendimento automatico e l'intelligenza artificiale produrranno risultati rilevanti durante il processo decisionale dell'ospite, il che semplifica il processo di prenotazione e aumenta i tassi di conversione. Inoltre, la maggiore quantità di dati raccolti sui clienti aiuterà le aziende a rafforzare la fedeltà al marchio e garantire la ripetizione degli affari.