La sanificazione dei documenti è il processo per garantire che da un documento sia possibile accedere solo alle informazioni desiderate.
Oltre a garantire che il testo del documento non divulga apertamente nulla che non dovrebbe, la sanificazione del documento include la rimozione dei metadati del documento che potrebbero rappresentare un rischio per la privacy o la sicurezza. I metadati del documento possono contenere i nomi degli autori e dei modificatori, le date di creazione e modifiche, dimensioni del file, modifiche di modifica, cronologia delle revisioni e scambi di commenti tra autori ed editori. Poiché tali metadati possono contenere informazioni sensibili, è importante proteggerli da accessi non autorizzati.
Un modo comune per rimuovere i metadati da un documento è convertirlo in formato PDF prima di rilasciarlo; tuttavia, ci sono processi che devono essere seguiti per garantire che il documento non contenga informazioni indesiderate. La National Security Agency (NSA) raccomanda la seguente procedura in sei fasi per la conversione e la redazione sicure dei documenti di Word:
- Crea una copia del documento originale.
- Disattiva "Rileva modifiche" sulla copia e rimuovi tutti i commenti visibili.
- Elimina tutte le informazioni sensibili dal documento che desideri oscurare.
- Utilizza Microsoft Office Document Inspector per verificare la presenza di metadati indesiderati.
- Salva il nuovo documento e convertilo in un file PDF.
- Utilizzare lo strumento Sanitize Document in Acrobat Professional come secondo controllo prima di rilasciare il PDF redatto.
Vedi anche: gestione dei metadati, sicurezza dei metadati