ROT (ridondante, obsoleto o banale) è la documentazione digitale che un'organizzazione continua a conservare anche se le informazioni documentate non hanno valore commerciale o legale. I dipendenti creano ROT salvando più copie delle stesse informazioni, informazioni obsolete e informazioni estranee che non aiutano l'organizzazione a raggiungere i suoi obiettivi. ROT può essere trovato su singoli desktop, server di rete, server SharePoint, tablet, dispositivi mobili, computer mainframe e nel cloud.
Il ROT è dannoso in cinque modi importanti. In primo luogo, crea costi di archiviazione, infrastruttura e manutenzione eccessivi. In secondo luogo, compromette la capacità dei dipendenti di dimostrare la conformità alle linee guida normative o di rispondere alle richieste di scoperta. In terzo luogo, compromette la capacità dei dipendenti di accedere rapidamente alle informazioni giuste e di prendere decisioni basate sui dati in modo agile. In quarto luogo, ROT è spesso non gestito e, di conseguenza, è vulnerabile alle violazioni dei dati. E quinto, le informazioni che vengono conservate oltre il periodo di conservazione legale rappresentano un rischio di responsabilità perché possono essere utilizzate contro l'organizzazione in azioni legali o audit finanziari.
L'Association of Information and Image Management (AIIM) segnala che in media la metà delle informazioni conservate da un'organizzazione non ha valore commerciale e il Compliance, Governance, and Oversight Council (CGOC) stima che una grande azienda con 10 petabyte di dati potrebbe spendere fino a 34.5 milioni di dollari sui dati che potrebbero essere eliminati. Per prevenire la ROT, è importante che i principali stakeholder dell'organizzazione - che includono dirigenti di livello C, manager line-of-business (LOB), professionisti della gestione dei record, legali, di conformità e IT (IT) - si uniscano e sviluppino un programma di governance delle informazioni unificate (IG) basato su regole che soddisfa le esigenze dell'organizzazione in modo olistico.
Il primo passo iniziale nella creazione di un piano di governance delle informazioni consiste nell'inventare le informazioni esistenti e determinare ciò che ha valore aziendale e / o è necessario per motivi legali; tutti gli altri contenuti possono essere considerati ROT. Sebbene una revisione manuale della documentazione digitale possa essere un processo laborioso, oggi esistono autoclassificazione e codifica predittiva programmi software che possono essere utilizzati per scoprire ROT e classificarlo di conseguenza. Un piano di governance delle informazioni efficace include disposizioni su come trattare con ROT in modo continuo e costituisce la base per una cultura aziendale che gestisce attivamente le risorse informative e scoraggia l'accaparramento dei dati.
ROT può anche essere indicato come detriti di dati.