Un piano di comunicazione è un approccio guidato dalla politica per fornire informazioni alle parti interessate. Il piano definisce formalmente a chi dovrebbero essere fornite informazioni specifiche, quando tali informazioni dovrebbero essere fornite e quali canali di comunicazione verranno utilizzati per fornire le informazioni.
Un piano di gestione delle comunicazioni efficace prevede quali informazioni dovranno essere comunicate a segmenti di pubblico specifici. Il piano dovrebbe anche riguardare chi ha l'autorità di comunicare informazioni riservate o sensibili e come le informazioni dovrebbero essere diffuse (e-mail, siti web, rapporti stampati e / o presentazioni). Infine, il piano dovrebbe definire quali canali di comunicazione utilizzeranno gli stakeholder per sollecitare il feedback e come la comunicazione sarà documentata e archiviata.
I piani di comunicazione svolgono un ruolo importante nella gestione del cambiamento. Una strategia di comunicazione efficace può aiutare ad abbattere la resistenza al cambiamento mettendo tutti sulla stessa pagina e aiutando le parti interessate a impegnarsi e ad approvare la necessità di cambiamento e le misure da intraprendere per realizzarlo.
Nella gestione del progetto, il piano di comunicazione può includere un glossario di termini comuni per garantire che tutte le parti interessate utilizzino i termini in modo coerente. Questo glossario può anche definire e includere esempi di modelli, report e moduli che il project manager utilizzerà per comunicare le informazioni.
Un piano di comunicazione per le situazioni di emergenza è simile, ma deve anche considerare i modi in cui i canali di comunicazione sia elettronici che non elettronici dovrebbero essere utilizzati per diffondere le informazioni. Ciò include annunci su un sistema di paging di un edificio, messaggi di testo automatizzati, avvisi e-mail, chiamate preregistrate e l'uso di alberi telefonici e social media.