Un ordine di acquisto è la richiesta di un acquirente a un venditore di ordinare merci.
Un ordine di acquisto non è un ordine attivo al momento della creazione ma all'accettazione da parte del venditore. In generale, gli articoli, i prezzi e le quantità sono già stati negoziati. Una volta accettato dal venditore, un ordine di acquisto diventa un contratto legale per fornire la merce menzionata al prezzo concordato.
Gli ordini di acquisto differiscono dalle fatture, che registrano le transazioni avvenute. L'ordine di acquisto documenta un contratto per l'effettuazione di un ordine. Gli acquirenti redigono un ordine di acquisto; una volta accettato verrà creata una fattura per dettagliare l'ordine concordato. Il pagamento per un ordine di acquisto è dovuto in un momento particolare dopo che la fattura è stata inviata, spesso specificata come data di scadenza della fattura.
Come parte della pianificazione dell'approvvigionamento, gli ordini di acquisto garantiscono che i dettagli siano chiari e corretti e forniscono comodi audit trail quando qualcosa va storto.