La gestione dei metadati è l'amministrazione dei dati che descrivono altri dati. Implica la definizione di politiche e processi che assicurano che le informazioni possano essere integrate, accessibili, condivise, collegate, analizzate e mantenute per ottenere i migliori risultati in tutta l'organizzazione.
i metadati vengono generati ogni volta che i dati vengono creati, acquisiti, aggiunti, eliminati o aggiornati. Ad esempio, i metadati del documento in Microsoft Word includono la dimensione del file, la data di creazione del documento, il nome dell'autore e il modificatore più recente, le date di eventuali modifiche e il tempo di modifica totale. È possibile aggiungere ulteriori metadati, inclusi titolo, tag e commenti.
L'obiettivo della gestione dei metadati è rendere più facile per una persona o un programma individuare una risorsa di dati specifica. Ciò richiede la progettazione di un repository di metadati, popolando il repository e semplificando l'utilizzo delle informazioni nel repository.
I vantaggi della gestione dei metadati includono:
- Coerenza delle definizioni dei metadati in modo che le variazioni terminologiche non causino problemi di recupero dei dati.
- Meno ridondanza degli sforzi e maggiore coerenza tra più istanze di dati perché i dati possono essere riutilizzati in modo appropriato.
- Mantenimento delle informazioni all'interno dell'organizzazione che non dipendono dalla conoscenza di un particolare dipendente.
- Maggiore efficienza, che porta a una consegna più rapida di prodotti e progetti.
Quando un'organizzazione stabilisce criteri per la gestione dei metadati, è importante che i manager si riuniscano e concordino un vocabolario e una tassonomia comuni dei dati. Devono essere affrontate le variazioni intra-reparto e gli usi personalizzati devono essere eliminati o sostituiti.
In alcuni casi, l'organizzazione può scegliere di utilizzare un repository di metadati fornito con un set di strumenti già in uso. Ad esempio, i fornitori ETL offrono applicazioni di gestione dei metadati per la catalogazione e la gestione dei metadati ETL, nonché i metadati associati alle applicazioni di origine e di destinazione.