Eisenhower Matrix è uno strumento di gestione del tempo per assegnare priorità alle attività. È anche noto come Matrice urgente / importante, Matrice di gestione del tempo e Metodo Eisenhower.
La matrice di Eisenhower prende il nome dal 34 ° presidente degli Stati Uniti, Dwight D. Eisenhower, che è stato citato dicendo: "Ho due tipi di problemi, l'urgente e l'importante. L'urgente non è importante e l'importante non lo è mai. urgente." Questo metodo è stato reso popolare dal libro di Stephen Covey The 7 Habits of Highly Effective People.
Secondo uno studio di ricerca sui consumatori intitolato "The Mere Urgency Effect", le persone scelgono naturalmente l'urgenza rispetto all'importanza dando la priorità ai compiti che sono meno importanti e meno importanti, rispetto a quelli meno urgenti ma che offrono maggiori ricompense. La matrice di Eisenhower viene utilizzata per superare questo pregiudizio comune, poiché tiene conto dell'importanza di un'attività insieme alla sua urgenza.
Urgenza contro importanza
Identificare correttamente il livello di urgenza e importanza di ciascuna attività è fondamentale per l'utilizzo della matrice Eisenhower.
Le attività urgenti richiedono un'attenzione immediata e comportano chiare conseguenze se non vengono soddisfatte o completate in tempo.
Compiti importanti contribuiscono a obiettivi e traguardi a lungo termine che a volte richiedono una pianificazione per essere completati.
I quattro quadranti della matrice di Eisenhower
Come funziona Eisenhower Matrix?
La matrice è divisa in quattro quadranti. Gli utenti considerano l'urgenza e l'importanza delle loro attività individuali e le ordinano nei quadranti appropriati. Ogni quadrante ha una chiamata all'azione specifica: fare, programmare, delegare o eliminare. Ogni quadrante ha il proprio livello di priorità: le attività del quadrante 1 devono essere eseguite per prime, mentre le attività del quadrante 4 devono essere eseguite per ultime o eliminate.
Quadrante 1: "Fai prima". Questi compiti sono sia urgenti che importanti e richiedono attenzione e azione immediate. Le attività del quadrante 1 sono il gruppo con la massima priorità con scadenze chiare e comportano conseguenze per la scarsa qualità del lavoro o per il mancato rispetto della scadenza.
Le attività del quadrante 1 potrebbero includere:
- Risoluzione di un'interruzione IT a livello aziendale.
- Preparare una presentazione o un rapporto per una riunione importante.
Quadrante 2: "Schedule it." Questi compiti sono importanti, ma non urgenti. Possono o non possono avere scadenze definite, ma sono ancora fondamentali per gli obiettivi a lungo termine. La gestione proattiva delle attività in questo quadrante può aiutare ad alleggerire il carico delle attività del primo trimestre. Le attività del secondo trimestre dovrebbero avere la seconda priorità più alta dopo le attività del primo trimestre.
Le attività del quadrante 2 potrebbero includere:
- Partecipazione a eventi o conferenze di networking professionale.
- Completamento delle revisioni delle prestazioni dei dipendenti.
Quadrante 3: "Delegato, se possibile". Questi compiti sono urgenti, ma non importanti. Sebbene esista un livello di sensibilità temporale, le attività non contribuiscono in modo significativo agli obiettivi a lungo termine. È qui che entra in gioco la capacità di distinguere tra urgenza e importanza. Tipicamente percepito come "lavoro impegnato", le attività che rientrano in questo quadrante possono essere delegate senza problemi significativi. Le attività del terzo trimestre hanno la terza priorità più alta.
Le attività del quadrante 3 potrebbero includere:
- Partecipare a riunioni non critiche.
- Finire le scartoffie umili.
- Completamento delle attività amministrative.
Quadrante 4: "Elimina o dura". Questi compiti non sono né urgenti né importanti. I compiti in questo quadrante non sono necessari e non contribuiscono a obiettivi o interessi a lungo termine. Si raccomanda di fare queste attività per ultime o di eliminarle del tutto e costituiscono il gruppo con priorità più bassa.
Le attività del quadrante 4 potrebbero includere:
- Ordinamento delle e-mail di spam.
- Scorrendo LinkedIn.
- Organizzazione dei file.
Limitazioni del suo utilizzo
La matrice di Eisenhower è un modo semplice per assegnare priorità alle attività in base all'importanza e all'urgenza. Sebbene la sua semplicità lo renda facile da usare, ignora altre importanti considerazioni, come la disponibilità di risorse, la complessità delle attività e i livelli di impegno.
Inoltre, Eisenhower Matrix funziona meglio quando ci sono relativamente poche attività per quadrante. Un numero maggiore di attività può sovraccaricare gli utenti e richiedere ulteriori attività di definizione delle priorità all'interno di ogni quadrante. Con un volume elevato di attività, anche la compilazione della matrice può richiedere molto tempo e un'attività con priorità inferiore.
Poiché questo approccio è stato progettato per gli utenti in posizioni dirigenziali, può avere vantaggi limitati per gli utenti che non possono delegare compiti o strutturare in modo indipendente le loro attività quotidiane. Senza la possibilità di delegare, c'è meno distinzione tra compiti urgenti / importanti e urgenti / non importanti. Se gli utenti non sono responsabili dei propri programmi, non saranno in grado di stabilire la priorità dell'ordine delle loro attività e probabilmente trascorreranno la maggior parte del loro tempo a eseguire le attività Q3 di qualcun altro.
Relazione con il principio di Pareto
Il principio di Pareto, o regola dell'80 / 20, è una teoria che afferma che il 20% degli sforzi determina l'80% dei risultati. Secondo questa teoria, il 20% dei dipendenti di un'azienda produce circa l'80% dei risultati dell'azienda, o forse il 20% degli investimenti di un'azienda produce circa l'80% dei suoi profitti.
Applicata nel contesto della produttività personale, la regola afferma che circa il 20% del lavoro di un dipendente produrrà l'80% dell'impatto del dipendente. Lo scopo di Eisenhower Matrix è aiutare gli utenti a identificare il 20% delle attività con maggiore impatto su cui concentrarsi ed evitare di perdere tempo con l'80% meno impattante.
Sebbene la matrice di Eisenhower non identifichi il 20% esatto del lavoro su cui concentrarsi, può fornire una visione generale di quali attività potrebbero produrre risultati maggiori rispetto ad altre e sono vantaggiose per stabilire le priorità.