I dati sulla disponibilità sono informazioni sulla disponibilità delle persone all'interno di un'organizzazione in orari specificati. I dati sullo stato dell'utente indicano se il periodo di tempo specificato è libero, occupato o provvisorio o se l'utente ha impostato il proprio stato fuori sede. Tuttavia, i dati non contengono informazioni esplicative, ad esempio se l'utente è in riunione o ha un appuntamento personale o se si trova fisicamente in ufficio all'orario richiesto.
I dati sulla disponibilità consentono alle persone di trovare gli slot disponibili per appuntamenti e riunioni nei calendari di altri utenti, anche se non possono conferire con l'utente. Exchange Server e Outlook Web App (OWA) utilizzano entrambi i dati sulla disponibilità per tenere traccia della disponibilità degli utenti.
I dati nel file sulla disponibilità di un utente contengono solo circa 100 byte, quindi l'archiviazione, la gestione e la replica richiedono una quantità minima di risorse di rete. Tuttavia, la replica dei dati sulla disponibilità influisce sull'aggiornamento dei dati. Se esiste solo una copia delle informazioni sulla disponibilità per utente, OWA deve connettersi a quello file specifico. Se il server è distante e il traffico di rete è intenso, il tempo di risposta potrebbe essere inaccettabilmente lento. In tal caso, i dati sulla disponibilità possono essere replicati su più server, ma a causa dei tempi di ritardo inerenti alla replica, è probabile che alcune copie dei dati siano obsolete in un dato momento.
A causa della complessità coinvolta, OWA non unisce i nuovi dati ai dati esistenti. Invece, elimina i dati esistenti sulla disponibilità di un utente e scrive nuovi dati che rappresentano lo stato corrente del calendario.