1) Nell'elaborazione dei dati, utilizzando una metafora dell'ufficio, un file è una raccolta correlata di record. Ad esempio, potresti inserire i record che hai su ciascuno dei tuoi clienti in un file. A sua volta, ogni record sarebbe composto da campi per singoli elementi di dati, come nome del cliente, numero del cliente, indirizzo del cliente e così via. Fornendo le stesse informazioni negli stessi campi in ogni record (in modo che tutti i record siano coerenti), il tuo file sarà facilmente accessibile per l'analisi e la manipolazione da parte di un programma per computer. Questo uso del termine è diventato un po 'meno importante con l'avvento del database e la sua enfasi sulla tabella come un modo per raccogliere record e dati sul campo. Nei sistemi mainframe, il termine set di dati è generalmente sinonimo di file ma implica una forma specifica di organizzazione riconosciuta da un particolare metodo di accesso. A seconda del sistema operativo, i file (e i set di dati) sono contenuti in un catalogo, una directory o una cartella.
2) In qualsiasi sistema informatico, ma soprattutto nei personal computer, un file è un'entità di dati a disposizione degli utenti del sistema (incluso il sistema stesso e i suoi programmi applicativi) che può essere manipolata come entità (ad esempio, spostata da un file directory in un altro). Il file deve avere un nome univoco all'interno della propria directory. Alcuni sistemi operativi e applicazioni descrivono i file con determinati formati assegnando loro un particolare suffisso del nome file. (Il suffisso del nome file è anche noto come estensione del nome file.) Ad esempio, a volte viene fornito o richiesto un suffisso ".exe" per un programma o un file eseguibile. In generale, i suffissi tendono ad essere descrittivi dei formati quanto più possibile entro i limiti del numero di caratteri consentito per i suffissi dal sistema operativo.