Il kata di miglioramento è una routine in quattro fasi per lavorare verso un obiettivo in modo sistematico. Questo processo viene utilizzato per sviluppare il pensiero scientifico e la creatività al fine di superare le sfide nelle organizzazioni. Su larga scala, questo processo consente alle organizzazioni di diventare più abili nei processi organizzativi e più adattive in generale.
Il kata di miglioramento fornisce modelli fondamentali per costruire culture di miglioramento. I quattro passaggi per il miglioramento del kata sono i seguenti:
- Comprendi la direzione o le sfide.
- Afferra le condizioni attuali.
- Definisci la prossima condizione di destinazione.
- Spostati verso la condizione di destinazione attraverso iterazioni.
Questo approccio differisce dalla ricerca casuale di opportunità di miglioramento o processi che possono tentare di prevedere eventuali percorsi verso il successo. Il kata di miglioramento si concentra sull'apprendimento iterativo conducendo esperimenti piccoli e rapidi per far progredire la conoscenza di un'organizzazione in modo rapido e continuo. Ogni squadra che pratica il kata di miglioramento impara ad adattarsi a ciò che lo circonda mentre cerca di raggiungere ogni nuova condizione obiettivo. La pratica costante di questo processo fornisce nuove abitudini e crea una cultura del miglioramento continuo.
Cos'è un kata?
Kata è un termine giapponese che significa forma ed è comunemente usato in riferimento alle arti marziali. I kata si riferiscono a schemi, abitudini o routine utilizzate per creare la memoria muscolare. Nelle arti marziali, i kata sono schemi coreografici di movimenti o tecniche che possono essere praticati da soli o in gruppo. La pratica del kata costruisce costantemente le tecniche nella memoria muscolare.
Allo stesso modo, il kata di miglioramento si sforza di fare in modo che i praticanti seguano costantemente lo stesso schema a quattro fasi al fine di promuovere gli obiettivi di attacco in modo sistematico e creativo, creando alla fine una cultura del miglioramento continuo.
Miglioramento dei kata nella pratica
Normalmente, le fasi del kata di miglioramento sono completate da individui che ricoprono uno dei due ruoli. Lo studente è la persona che sviluppa piani sistematici, presenta le condizioni target e cerca di raggiungere le condizioni target. Gli studenti sono supportati da allenatori che insegnano e guidano gli studenti, seguendo i propri kata di coaching.
I primi tre passaggi sono considerati la fase di pianificazione: definire ciò che un'organizzazione sa, dove vuole essere e quale deve essere la prossima condizione obiettivo per aiutarla a raggiungerla.
Nella prima fase, gli studenti chiedono qual è il loro obiettivo generale. Ciò richiede un senso di comprensione della direzione e delle sfide dell'organizzazione. Questo inizia con una visione strategica complessiva con variabili quantificabili. Questo passaggio consente di identificare un'idea generale, non un elenco di azioni quotidiane. Invece, le azioni quotidiane sono determinate suddividendo le sfide in pezzi più piccoli.
Il secondo passaggio include la definizione delle condizioni attuali. Ciò significa capire qual è l'attuale modo di operare e qual è il punto di partenza. Questo passaggio richiede un'analisi approfondita al fine di dettagliare meglio il funzionamento e le prestazioni del processo corrente.
Il terzo passaggio prevede la definizione della successiva condizione di destinazione. In genere, questo include affrontare le sfide in modo da raggiungere il prossimo obiettivo. È importante capire come impostare un obiettivo sfidante ma raggiungibile. Gli studenti dovrebbero chiedere quale performance vogliono vedere riguardo ai processi, alle operazioni o alla velocità con cui le attività vengono completate. Questo dovrebbe anche avere una data obiettivo a cui tendere, ad esempio una settimana o tre mesi. Eventuali potenziali ostacoli dovrebbero iniziare a comparire ed essere registrati in questo passaggio.
Il quarto passaggio è la fase di esecuzione. Questa fase include cicli di apprendimento in cui gli studenti devono adattarsi e apportare modifiche rapidamente. La condizione target viene elaborata in iterazioni, mentre gli ostacoli che appaiono vengono affrontati uno alla volta. Gli esperimenti dovrebbero essere effettuati quotidianamente per testare le ipotesi e imparare da eventuali problemi apparenti. Vengono scoperte nuove informazioni, che alla fine portano alla condizione di destinazione successiva. Anche gli obiettivi per le date di completamento dovrebbero essere tenuti a mente.
Una volta raggiunta la condizione target o la data di completamento, l'allenatore di kata parla con gli studenti e tutti riflettono sulle cose apprese. I passaggi del kata di miglioramento vengono quindi ripetuti.
Miglioramento kata vs. Kata Toyota e kata di coaching
Il kata Toyota è il luogo in cui ha origine l'idea del kata di miglioramento. Mike Rother ha inventato il termine per spiegare ai produttori americani come la società Toyota ha praticato il miglioramento continuo. Questo concetto è spiegato ulteriormente nel libro, Toyota Kata. Il termine è stato utilizzato per rispecchiare le pratiche di Toyota. Il kata Toyota è stato progettato per essere un approccio mirato e strutturato alla creazione di una cultura di apprendimento e miglioramento continui. È descritta come la memoria muscolare per l'apprendimento e il miglioramento continui. Tuttavia, il kata di miglioramento non è l'unico kata che compone il kata Toyota. Il kata Toyota è composto da due kata separati: il kata di miglioramento e il kata di coaching.
Il coaching kata è la routine usata per insegnare i kata di miglioramento. Le organizzazioni possono utilizzare il coaching kata come ruolo di supporto per gli studenti, sfidandoli un po 'durante ogni fase. Dovrebbero anche garantire che ogni passaggio sia mirato e deliberato. Il coaching kata può coinvolgere un secondo allenatore che osserva i cicli tra lo studente e il primo allenatore. Il secondo allenatore può quindi dare un feedback al primo allenatore.