1) In generale, un documento (sostantivo) è un record o l'acquisizione di qualche evento o cosa in modo che le informazioni non vadano perse. Di solito, un documento viene scritto, ma un documento può anche essere creato con immagini e suoni. Un documento di solito aderisce a una convenzione basata su documenti simili o precedenti o requisiti specificati. Esempi di documenti sono fatture di vendita, testamenti e atti, edizioni di giornali, singoli articoli di giornale, registrazioni di storia orale, ordini esecutivi e specifiche di prodotto.
Un documento è una forma di informazione. Un documento può essere inserito in un formato elettronico e archiviato in un computer come uno o più file. Spesso un singolo documento diventa un singolo file. Un intero documento o singole parti possono essere trattati come singoli elementi di dati. Come file o dati, un documento può far parte di un database. Electronic Document Management (EDM) si occupa della gestione dei documenti archiviati elettronicamente.
Quando si utilizzano alcuni programmi applicativi per computer come un elaboratore di testi, un documento è l'unità di lavoro salvato. Ogni documento viene salvato come file con un nome univoco.
Nell'industria informatica, la documentazione è l'informazione fornita a un cliente o ad altri utenti su un prodotto o sul processo di preparazione.
2) Documentare (verbo) un fatto, un evento o un'altra cosa significa registrarlo o annotarlo, ovvero metterlo in una forma relativamente permanente in modo che possa essere recuperato in seguito.