Una huddle room è un'area riunioni piccola e privata, in genere con una capienza di 3-6 persone e dotata di tecnologie di teleconferenza e collaborazione. A seconda delle dimensioni e delle esigenze, un'organizzazione può disporre di diverse sale riunioni oltre a una grande sala conferenze convenzionale.
Alcuni vantaggi delle sale riunioni:
Le sale riunioni consentono di risparmiare denaro. Sono molto meno costosi da allestire rispetto alle grandi sale conferenze e possono anche sfruttare spazi troppo piccoli per servire a qualsiasi altro scopo utile.
Le stanze possono essere polivalenti, ad esempio fornendo spazi per uffici per lavoratori mobili e telelavoratori che si trovano solo occasionalmente nei locali, pur rimanendo disponibili per tutti in altri momenti. Possono anche servire come uffici per riunioni con i clienti, che altrimenti potrebbero essere tenute in una stanza grande e per lo più vuota o fuori sede.
Più sale riunioni offrono spazi privati che sono molto più favorevoli alla collaborazione in piccoli gruppi rispetto a una grande sala conferenze che potrebbe dover essere condivisa da più gruppi che si riuniscono contemporaneamente. Lo spazio più intimo tende anche a garantire che i partecipanti siano coinvolti.
È possibile aggiungere più partecipanti tramite le tecnologie di teleconferenza, espandendo la dimensione effettiva del gruppo e potenzialmente collegando più spazi per riunioni, in loco o in luoghi diversi.
Le dimensioni delle sale riunioni limitano il numero di partecipanti in modo che le riunioni siano limitate alle persone che hanno bisogno di essere lì e che altre persone possano portare a termine il lavoro invece di perdere tempo.
Un certo numero di fornitori offre prodotti progettati specificamente per il mercato delle sale di piccole dimensioni. Il fornitore di servizi di videoconferenza Lifesize Inc. offre Icon 450, una telecamera ad alta definizione e un sistema telefonico adatto alle piccole sale riunioni. In combinazione con la piattaforma di comunicazione video basata su cloud di Lifesize, il sistema utilizza un sensore di inquadratura intelligente che regola automaticamente la fotocamera per catturare tutti nella foto. Polycom Inc. offre RealPresenceTrio, che combina funzionalità di condivisione di video, audio e contenuti, accessibili da uno smartphone o un laptop. Altri fornitori di attrezzature per sale riunioni includono Highfive, Blue Jeans Network e Tely.
Differenze tra una sala riunioni e una sala riunioni